Задачи и функции службы делопроизводства

Задачи службы ДОУ включают:

 совершенствование форм и методов работы с документами;

 обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

 сокращение документооборота;

 унификацию форм документов;

 разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

 внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

 осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

 регистрация входящих,  исходящих и внутренних документов;

 ведение информационно-справочной работы по документам организации;

 машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

 разработка и проектирование бланков документов;

 подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ:

 подготовка к докладу руководству поступающих документов;

 организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

 организация хранения документов в структурных подразделениях;

 организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

 повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

 организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

 организация делопроизводства по обращениям граждан;

 разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

 контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов) контроль за сроками исполнения документов;

 осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

 организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

 обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

 обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции,  выполняемые службой ДОУ:

 разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

 проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

 проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.