Принципы систематизации документов внутри дел

Формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.

Признаки группировки документов дела:

номинальный - указывает на вид документов, подшиваемых в дело;

авторский - в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора;

предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы?». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу;

корреспондентский - определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы;

хронологический - содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле;

географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона).