Объем документооборота учреждения. Учет количества документов

Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:

прохождение документов в организации должно быть оперативным;

движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;

движение документов должно быть целесообразным, документ должен проходить только через те пункты, которые необходимы;

процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот является частью организации работы с документами.

Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

Объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено количество основных документов, а в знаменателе - число экземпляров их копий.

Документооборот каждой организации анализируется службой документационного обеспечения управления. Результаты такого анализа необходимы для расчета:

необходимой численности делопроизводственного персонала;

загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами;

эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Форма справки об объеме документооборота приведена в примере 1.