Состав и виды кадровой документации

Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

трудовой договор (контракт);

приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

личная карточка (форма № Т-2);

учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);

табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);

табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

личные заявления работников предприятия.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет кадров - одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Российского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1)документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

личная карточка формы Т-2;

карточка формы Т-4;

личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;

журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2)документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

приказы;

заявления;

штатное расписание;

структура и штатная численность;

трудовые договоры (контракты) и др.